Comment faire une permanence ?

DU COTE DES PERMANENTS

 Avant la distribution

 

La permanence démarre à 18H. 

Elle ne comporte que 3 permanents.

-          Vous trouverez des listings (dès qu'il sera établi de façon définitive)dans la pochette de l'AMAP à demander à la personne qui tient le bar ce soir-là.

-          Entre 18 et 18h30, il faut réaliser les sacs des collègues amapiens. C'est un délai plutôt court, d'où l'utilité d'être à l'heure. Ils sont stockés à l’arrière du bar (passer sous le porche qui se trouve à gauche de la terrasse).

-          Pour réaliser les sacs, il suffit de prendre un sac, de lire l'étiquette nominative et indicatrice, et de remplir le sac selon les instructions. On y met le pain, les légumes, les fruits, et les œufs. On n'y met jamais le fromage, les yaourts, et les viandes (poulet, bœuf), qui d'ailleurs ne figurent pas sur l'étiquette, car ces produits doivent rester dans les glacières. Il est souvent plus pratique de commencer par remplir les sacs qui comprennent des paniers entiers de légumes, pour pouvoir par la suite séparer en deux parties les sachets (carottes, pommes de terre par exemple) pour les demi-paniers.

-          Si le rideau de fer de la boutique voisine est fermé, on peut stocker devant elle, sinon il faut utiliser la partie de la terrasse le long de la cloison (le bruit gêne les séances de chant qui sont données dans ce local).

-          Il est important que quelqu'un pointe sur le listing les paniers réalisés au fur et à mesure.

-          Pour couper le pain, si nécessaire, ou des légumes, il y a une planche à pain et un couteau dans la sacoche de l'AMAP qui reste au Zélées, à demander auprès de la personne qui tient le bar ce soir-là.

-          A 18h30, ça doit être terminé.

Edit 1 : Les producteurs indiquent le contenu des paniers, verbalement ou sur un papier, merci de l'indiquer à votre tour sur le système papier-support inclus dans la pochette noire de l'AMAP :
- panier entier légumes
- panier entier fruits
- panier fromage mix
Ceci permettra à chacun de vérifier le contenu de son panier et de pallier d'éventuels oublis.

Edit 2 : Pour éviter la disparition des sacs, ils sont accrochés à un cadenas, la clé se trouve dans la pochette noire (le premier cadenas à chiffre ayant été cassé...)

Edit 3 : Merci aux référents de trier en fin de distribution les sacs en paniers entiers de légumes et demi-paniers, afin de simplifier la mise en sacs pour la semaine suivante.


 

 

Lors de la distribution

 

-          Il est nécessaire qu'un permanent coche le listing afin de savoir qui est passé prendre ses produits et qui n'est pas passé et ainsi faire le décompte en fin de séance.

-          Un autre permanent doit se tenir près de la glacière du fromage (et, quand il y aura du poulet, de celle du poulet) afin de donner aux amapiens leurs produits. Il est important que ceci aussi soit noté (sur un listing) car il y a sans cesse des problèmes avec le fromage (pour rappel, un panier fromage frais comprend 6 yaourts plus un produit frais, faisselle ou fromage blanc, pour le sec ou le mix, voir papier laissé par le GAEC Sainte-Luce dans la glacière ou la panière).

-          Le troisième permanent fait la distribution du contenu des sacs préparés (les sacs étiquetés doivent rester sur place et être rangés dans le carton à l’arrière du bar en fin de permanence).

-          A 19h30, la distribution est terminée. Tous les paniers qui n'ont pas été pris vont au Zélées. 

-          La terrasse du Zélées doit être nettoyée et remise en place (balai à l’arrière du bar). Il y a un petit carnet noir dans la sacoche de l'AMAP. Merci de bien vouloir noter les incidents (trop de yaourts, trop de pains coupés en deux, pas assez de fromage, X pas venu, etc...) la sacoche doit être remise à la personne qui travaille au Zélées.

 

DU CÔTE DES AMAPIENS

 

-          NE PASSEZ PAS PRENDRE VOS PRODUITS AVANT, CA PERTURBE COMPLEMENT LA MISE EN SAC !!!

-          A 18h30, la distribution peut démarrer. Chacun doit transvaser ses achats dans son cabas afin que le sac étiqueté reste au Zélées.

-          Les amapiens doivent s'assurer qu'ils reçoivent bien ce qu'ils ont acheté. En cas de trou de mémoire, Hélène a distribué des cartes-mémo où figurent vos achats et le contenu des paniers entiers est indiqué sur la table du référent qui coche le listing. Pour le fromage et les viandes, il faut aller les demander au permanent qui se trouve près de la glacière. Ça n'arrive pas tout seul dans le cabas !!! - pas encore !

-          Je précise qu'en cas de problème relatif au produit, il est inutile d'appeler le producteur car il y a un référent pour chaque produit. C'est lui qui fait l'interface entre l'AMAP et le producteur et son mail est disponible sur la carte-mémo.

 

Et voila !!

 

Je précise que cette AMAP n'a pas de système de remplacement des permanents qui ne viennent pas à leur permanence. Si vous ne pouvez pas venir, il faut vous débrouiller pour vous faire remplacer  - sauf à mettre tout le groupe dans la mouise ! J'ai été très ferme sur ce point avec les nouveaux entrants, ce n'est pas pour que les "anciens" donnent le mauvais exemple. Je précise que solliciter les amapiens par mail NE FONCTIONNE PAS pour trouver un remplaçant !!!

 

Franck, coordinateur 2011

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